POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En tant qu’entreprise de services, nous nous conformons aux lois qui s’appliquent au Canada en matière de protection des renseignements personnels.

En vertu de ces lois :

  • Toute personne a le droit de consulter les renseignements personnels que détient une organisation à son sujet et, au besoin, d’en contester l’exactitude.
  • Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis. L’organisation qui entend les utiliser à une autre fin doit obtenir un nouveau consentement.
  • Les personnes doivent également avoir l’assurance que les renseignements qui les concernent sont protégés au moyen de mesures de sécurité précises, c’est-à-dire que leurs renseignements sont par exemple, conservés sous clé ou protégés au moyen de mots de passe ou du chiffrement des données.

Cette bonne pratique de protection des renseignements personnels constitue l’un des volets d’une saine gestion des affaires.

QU’EST-CE QU’UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL ?

Par renseignement personnel, on entend tout renseignement concernant une personne identifiable. Il peut s’agir de tout type de renseignements, notamment :

  • L’âge, le nom, le sexe, l’adresse domiciliaire, l’état de santé, les caractéristiques personnelles, l’état matrimonial, le nom du conjoint, la situation personnelle et financière, l’origine ethnique, le niveau d’instruction, les numéros d’identification (N.A.S., no permis, RAMQ), le revenu, des renseignements portant sur des comptes bancaires, des dossiers d’emploi, des dossiers de crédit, des renseignements médicaux ;
  • le dossier d’un employé, le dossier de crédit ou de prêt, l’information sur les intentions d’une personne (exemple : l’intention d’acquérir des biens ou des services ou de changer d’emploi), les produits financiers souscrits.

Les renseignements personnels peuvent être recueillis de différentes manières, notamment sous forme écrite (correspondance et notes de service) ou encore sous forme de communications et de dossiers électroniques ou d’enregistrements.

RESPONSABILITÉ EN VERTU DE LA LOI

Nous nous montrons responsables des renseignements personnels dont nous avons la gestion. Nous nous assurons d’agir avec diligence dans la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels afin de conserver la confiance et la fidélité des clients.

Dix principes servent de règles de base à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels :

        1. La responsabilité
        2. La détermination des fins de la collecte des renseignements
        3. Le consentement
        4. La limitation de la collecte
        5. La limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements
        6. L’exactitude
        7. Les mesures de sécurité
        8. La transparence
        9. L’accès aux renseignements personnels
        10. La possibilité de porter plainte.

POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En tant qu’entreprise de services, nous nous conformons aux lois qui s’appliquent au Canada en matière de protection des renseignements personnels.

En vertu de ces lois :

  • Toute personne a le droit de consulter les renseignements personnels que détient une organisation à son sujet et, au besoin, d’en contester l’exactitude.
  • Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis. L’organisation qui entend les utiliser à une autre fin doit obtenir un nouveau consentement.
  • Les personnes doivent également avoir l’assurance que les renseignements qui les concernent sont protégés au moyen de mesures de sécurité précises, c’est-à-dire que leurs renseignements sont par exemple, conservés sous clé ou protégés au moyen de mots de passe ou du chiffrement des données.

Cette bonne pratique de protection des renseignements personnels constitue l’un des volets d’une saine gestion des affaires.

QU’EST-CE QU’UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL ?

Par renseignement personnel, on entend tout renseignement concernant une personne identifiable. Il peut s’agir de tout type de renseignements, notamment :

  • L’âge, le nom, le sexe, l’adresse domiciliaire, l’état de santé, les caractéristiques personnelles, l’état matrimonial, le nom du conjoint, la situation personnelle et financière, l’origine ethnique, le niveau d’instruction, les numéros d’identification (N.A.S., no permis, RAMQ), le revenu, des renseignements portant sur des comptes bancaires, des dossiers d’emploi, des dossiers de crédit, des renseignements médicaux ;
  • le dossier d’un employé, le dossier de crédit ou de prêt, l’information sur les intentions d’une personne (exemple : l’intention d’acquérir des biens ou des services ou de changer d’emploi), les produits financiers souscrits.

Les renseignements personnels peuvent être recueillis de différentes manières, notamment sous forme écrite (correspondance et notes de service) ou encore sous forme de communications et de dossiers électroniques ou d’enregistrements.

RESPONSABILITÉ EN VERTU DE LA LOI

Nous nous montrons responsables des renseignements personnels dont nous avons la gestion. Nous nous assurons d’agir avec diligence dans la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels afin de conserver la confiance et la fidélité des clients.

Dix principes servent de règles de base à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels :

        1. La responsabilité
        2. La détermination des fins de la collecte des renseignements
        3. Le consentement
        4. La limitation de la collecte
        5. La limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements
        6. L’exactitude
        7. Les mesures de sécurité
        8. La transparence
        9. L’accès aux renseignements personnels
        10. La possibilité de porter plainte.

POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En tant qu’entreprise de services, nous nous conformons aux lois qui s’appliquent au Canada en matière de protection des renseignements personnels.

En vertu de ces lois :

  • Toute personne a le droit de consulter les renseignements personnels que détient une organisation à son sujet et, au besoin, d’en contester l’exactitude.
  • Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis. L’organisation qui entend les utiliser à une autre fin doit obtenir un nouveau consentement.
  • Les personnes doivent également avoir l’assurance que les renseignements qui les concernent sont protégés au moyen de mesures de sécurité précises, c’est-à-dire que leurs renseignements sont par exemple, conservés sous clé ou protégés au moyen de mots de passe ou du chiffrement des données.

Cette bonne pratique de protection des renseignements personnels constitue l’un des volets d’une saine gestion des affaires.

QU’EST-CE QU’UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL ?

Par renseignement personnel, on entend tout renseignement concernant une personne identifiable. Il peut s’agir de tout type de renseignements, notamment :

  • L’âge, le nom, le sexe, l’adresse domiciliaire, l’état de santé, les caractéristiques personnelles, l’état matrimonial, le nom du conjoint, la situation personnelle et financière, l’origine ethnique, le niveau d’instruction, les numéros d’identification (N.A.S., no permis, RAMQ), le revenu, des renseignements portant sur des comptes bancaires, des dossiers d’emploi, des dossiers de crédit, des renseignements médicaux ;
  • le dossier d’un employé, le dossier de crédit ou de prêt, l’information sur les intentions d’une personne (exemple : l’intention d’acquérir des biens ou des services ou de changer d’emploi), les produits financiers souscrits.

Les renseignements personnels peuvent être recueillis de différentes manières, notamment sous forme écrite (correspondance et notes de service) ou encore sous forme de communications et de dossiers électroniques ou d’enregistrements.

RESPONSABILITÉ EN VERTU DE LA LOI

Nous nous montrons responsables des renseignements personnels dont nous avons la gestion. Nous nous assurons d’agir avec diligence dans la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels afin de conserver la confiance et la fidélité des clients.

Dix principes servent de règles de base à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels :

        1. La responsabilité
        2. La détermination des fins de la collecte des renseignements
        3. Le consentement
        4. La limitation de la collecte
        5. La limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements
        6. L’exactitude
        7. Les mesures de sécurité
        8. La transparence
        9. L’accès aux renseignements personnels
        10. La possibilité de porter plainte.

Principe 1 : Responsabilité

Le Cabinet, ses représentants et ses employés sont responsables de la protection et de la sécurité des renseignements personnels dont ils ont la détention.

Principe 2 : Détermination des fins de la collecte des renseignements

Nous précisons l’usage que nous comptons faire des renseignements personnels, au moment de leur collecte ou avant, s’il y a lieu.

Nous avons recours à divers moyens pour recueillir les renseignements personnels. Cela peut-être par l’intermédiaire d’une proposition, d’un représentant ou d’une demande de règlement, dans le cadre d’un entretien personnel ou par toute autre méthode. Au moment de la collecte des renseignements, ou avant, nous indiquons l’usage que nous comptons en faire. Cette précision peut être communiquée par écrit ou verbalement, selon la manière dont les renseignements sont recueillis.

Les personnes qui recueillent les renseignements personnels sont en mesure d’expliquer les motifs pour lesquels ils sont recueillis.

Nous utilisons uniquement les renseignements dont nous avons besoin aux fins précisés au moment de la collecte.

Principe 3 : Consentement

Nous devons obtenir de la personne concernée son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels, sous réserve de certaines exceptions prévues par la Loi.

Nous obtenons le consentement à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels au moment de leur collecte. Parfois, le consentement est obtenu après la collecte des renseignements, mais avant leur utilisation (ex.: lorsque nous désirons utiliser des renseignements à des fins qui n’ont pas été précisées à l’origine). Le consentement peut également être obtenu par écrit, verbalement, par voie électronique ou par l’entremise d’un représentant ou d’un employé.

Nous pouvons solliciter le consentement de diverses façons, selon les circonstances et la nature des renseignements à recueillir. Nous sollicitons le plus souvent un consentement exprès si la confidentialité des renseignements personnels ne fait aucun doute (ex. : les renseignements d’ordre médical ou portant sur le revenu).

Parfois, le consentement peut être obtenu auprès d’un représentant autorisé, par exemple un tuteur légal ou une personne disposant d’une procuration.

Un consentement peut être implicitement accordé dans les cas où les renseignements sont peu confidentiels et que le consentement à leur collecte, utilisation ou communication peut raisonnablement être sous-entendu.

Dans certains cas restreints, des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués à l’insu de la personne ou sans son consentement. Par exemple, pour des raisons juridiques, médicales ou sécuritaires qui peuvent rendre impossible ou impraticable l’obtention du consentement. Lorsque des renseignements sont recueillis dans le cadre d’une enquête sur une violation éventuelle de contrat, à des fins de prévention ou de détection de fraudes ou de répression criminelle, la sollicitation du consentement peut aller à l’encontre de l’objectif visé par la collecte des renseignements. De même, il peut être impossible ou inapproprié de solliciter le consentement d’une personne d’âge mineur, gravement malade ou inapte.

Une personne peut retirer sont consentement en tout temps, sous réserve de certaines restrictions juridiques ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Toutefois, nous expliquons à la personne les conséquences que risque d’avoir le retrait de son consentement, par exemple, la cessation de ses avantages ou l’incapacité de traiter ses demandes de règlement.

Principe 4 : Limitation de la collecte

Nous recueillons les renseignements personnels avec discernement. La nature des renseignements recueillis se limite à ceux jugés raisonnablement nécessaires aux fins précisées.

Les renseignements sont recueillis conformément à notre obligation de préciser l’usage prévu des renseignements et d’obtenir le consentement de la personne à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels.

Principe 5 : Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements

Nous utilisons ou communiquons les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils sont recueillis, sauf dans les cas prévus par la Loi ou avec le consentement de la personne concernée. Les renseignements personnels sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire aux fins précisées.

Les renseignements personnels utilisés dans le but de rendre une décision concernant une personne sont conservés suffisamment longtemps pour qu’elle puisse y avoir accès après que la décision a été rendue.

Principe 6 : Exactitude

Les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont destinés.

L’utilisation des renseignements détermine l’étendue de la mise à jour des renseignements personnels, tout en tenant compte des intérêts de la personne. Les renseignements sont suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum les risques qu’une décision se rapportant à une personne soit fondée sur des renseignements inappropriés.

Nous mettons régulièrement à jour les renseignements personnels, dans la mesure qu’ils soient nécessaires pour la gestion et le service applicable au dossier. à moins que ne l’exigent les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Principe 7 : Mesures de sécurité

Les renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité appropriées à leur degré de confidentialité.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés. Par ailleurs, la sauvegarde externe des données est entièrement cryptée.

Les mesures de protection comprennent notamment des mesures de sécurité matérielle, organisationnelle et technologique destinées à restreindre l’accès aux renseignements aux seules personnes autorisées, à assurer l’intégrité des renseignements et à les protéger contre l’utilisation et la communication non autorisées.

Les méthodes de protection englobent également les mesures visant à s’assurer que tous les tiers avec qui nous signons des ententes et qui peuvent être appelés à manipuler les renseignements personnels disposent de mesures de sécurité comparables.

Principe 8 : Transparence

En processus d’évaluation.

Principe 9 : Accès aux renseignements personnels

Après avoir reçu une demande écrite d’accès d’un client, nous y répondons, au plus tard, trente (30) jours suivant sa réception.

Sur demande, nous indiquons à la personne si des renseignements personnels sont détenus ou non à son sujet. Nous permettrons à la personne d’accéder aux renseignements et nous lui fournirons une description des usages auxquels ils sont réservés, y compris la communication à des tiers (le cas échéant).

Toute personne a la possibilité de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels la concernant et d’y faire apporter les corrections appropriées.

Si nous recevons une demande de rectification, nous y répondons, au plus tard, trente (30) jours suivant sa réception.

Principe 10 : Possibilité de porter plainte

Une personne peut porter plainte pour cause du non-respect des principes énoncés ci-dessus auprès de la personne suivante :

Isabelle Paradis
Courtage Conseil Birar inc.
7900 Taschereau bur 201-E
Brossard QC J4X 2C2

Nous ferons connaître à la personne qui présente une demande de renseignements ou qui dépose une plainte le processus de traitement des plaintes.

Principe 1 : Responsabilité

Le Cabinet, ses représentants et ses employés sont responsables de la protection et de la sécurité des renseignements personnels dont ils ont la détention.

Principe 2 : Détermination des fins de la collecte des renseignements

Nous précisons l’usage que nous comptons faire des renseignements personnels, au moment de leur collecte ou avant, s’il y a lieu.

Nous avons recours à divers moyens pour recueillir les renseignements personnels. Cela peut-être par l’intermédiaire d’une proposition, d’un représentant ou d’une demande de règlement, dans le cadre d’un entretien personnel ou par toute autre méthode. Au moment de la collecte des renseignements, ou avant, nous indiquons l’usage que nous comptons en faire. Cette précision peut être communiquée par écrit ou verbalement, selon la manière dont les renseignements sont recueillis.

Les personnes qui recueillent les renseignements personnels sont en mesure d’expliquer les motifs pour lesquels ils sont recueillis.

Nous utilisons uniquement les renseignements dont nous avons besoin aux fins précisés au moment de la collecte.

Principe 3 : Consentement

Nous devons obtenir de la personne concernée son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels, sous réserve de certaines exceptions prévues par la Loi.

Nous obtenons le consentement à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels au moment de leur collecte. Parfois, le consentement est obtenu après la collecte des renseignements, mais avant leur utilisation (ex.: lorsque nous désirons utiliser des renseignements à des fins qui n’ont pas été précisées à l’origine). Le consentement peut également être obtenu par écrit, verbalement, par voie électronique ou par l’entremise d’un représentant ou d’un employé.

Nous pouvons solliciter le consentement de diverses façons, selon les circonstances et la nature des renseignements à recueillir. Nous sollicitons le plus souvent un consentement exprès si la confidentialité des renseignements personnels ne fait aucun doute (ex. : les renseignements d’ordre médical ou portant sur le revenu).

Parfois, le consentement peut être obtenu auprès d’un représentant autorisé, par exemple un tuteur légal ou une personne disposant d’une procuration.

Un consentement peut être implicitement accordé dans les cas où les renseignements sont peu confidentiels et que le consentement à leur collecte, utilisation ou communication peut raisonnablement être sous-entendu.

Dans certains cas restreints, des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués à l’insu de la personne ou sans son consentement. Par exemple, pour des raisons juridiques, médicales ou sécuritaires qui peuvent rendre impossible ou impraticable l’obtention du consentement. Lorsque des renseignements sont recueillis dans le cadre d’une enquête sur une violation éventuelle de contrat, à des fins de prévention ou de détection de fraudes ou de répression criminelle, la sollicitation du consentement peut aller à l’encontre de l’objectif visé par la collecte des renseignements. De même, il peut être impossible ou inapproprié de solliciter le consentement d’une personne d’âge mineur, gravement malade ou inapte.

Une personne peut retirer sont consentement en tout temps, sous réserve de certaines restrictions juridiques ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Toutefois, nous expliquons à la personne les conséquences que risque d’avoir le retrait de son consentement, par exemple, la cessation de ses avantages ou l’incapacité de traiter ses demandes de règlement.

Principe 4 : Limitation de la collecte

Nous recueillons les renseignements personnels avec discernement. La nature des renseignements recueillis se limite à ceux jugés raisonnablement nécessaires aux fins précisées.

Les renseignements sont recueillis conformément à notre obligation de préciser l’usage prévu des renseignements et d’obtenir le consentement de la personne à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels.

Principe 5 : Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements

Nous utilisons ou communiquons les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils sont recueillis, sauf dans les cas prévus par la Loi ou avec le consentement de la personne concernée. Les renseignements personnels sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire aux fins précisées.

Les renseignements personnels utilisés dans le but de rendre une décision concernant une personne sont conservés suffisamment longtemps pour qu’elle puisse y avoir accès après que la décision a été rendue.

Principe 6 : Exactitude

Les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont destinés.

L’utilisation des renseignements détermine l’étendue de la mise à jour des renseignements personnels, tout en tenant compte des intérêts de la personne. Les renseignements sont suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum les risques qu’une décision se rapportant à une personne soit fondée sur des renseignements inappropriés.

Nous mettons régulièrement à jour les renseignements personnels, dans la mesure qu’ils soient nécessaires pour la gestion et le service applicable au dossier. à moins que ne l’exigent les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Principe 7 : Mesures de sécurité

Les renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité appropriées à leur degré de confidentialité.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés. Par ailleurs, la sauvegarde externe des données est entièrement cryptée.

Les mesures de protection comprennent notamment des mesures de sécurité matérielle, organisationnelle et technologique destinées à restreindre l’accès aux renseignements aux seules personnes autorisées, à assurer l’intégrité des renseignements et à les protéger contre l’utilisation et la communication non autorisées.

Les méthodes de protection englobent également les mesures visant à s’assurer que tous les tiers avec qui nous signons des ententes et qui peuvent être appelés à manipuler les renseignements personnels disposent de mesures de sécurité comparables.

Principe 8 : Transparence

En processus d’évaluation.

Principe 9 : Accès aux renseignements personnels

Après avoir reçu une demande écrite d’accès d’un client, nous y répondons, au plus tard, trente (30) jours suivant sa réception.

Sur demande, nous indiquons à la personne si des renseignements personnels sont détenus ou non à son sujet. Nous permettrons à la personne d’accéder aux renseignements et nous lui fournirons une description des usages auxquels ils sont réservés, y compris la communication à des tiers (le cas échéant).

Toute personne a la possibilité de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels la concernant et d’y faire apporter les corrections appropriées.

Si nous recevons une demande de rectification, nous y répondons, au plus tard, trente (30) jours suivant sa réception.

Principe 10 : Possibilité de porter plainte

Une personne peut porter plainte pour cause du non-respect des principes énoncés ci-dessus auprès de la personne suivante :

Isabelle Paradis
Courtage Conseil Birar inc.
7900 Taschereau bur 201-E
Brossard QC J4X 2C2

Nous ferons connaître à la personne qui présente une demande de renseignements ou qui dépose une plainte le processus de traitement des plaintes.

Principe 1 : Responsabilité

Le Cabinet, ses représentants et ses employés sont responsables de la protection et de la sécurité des renseignements personnels dont ils ont la détention.

Principe 2 : Détermination des fins de la collecte des renseignements

Nous précisons l’usage que nous comptons faire des renseignements personnels, au moment de leur collecte ou avant, s’il y a lieu.

Nous avons recours à divers moyens pour recueillir les renseignements personnels. Cela peut-être par l’intermédiaire d’une proposition, d’un représentant ou d’une demande de règlement, dans le cadre d’un entretien personnel ou par toute autre méthode. Au moment de la collecte des renseignements, ou avant, nous indiquons l’usage que nous comptons en faire. Cette précision peut être communiquée par écrit ou verbalement, selon la manière dont les renseignements sont recueillis.

Les personnes qui recueillent les renseignements personnels sont en mesure d’expliquer les motifs pour lesquels ils sont recueillis.

Nous utilisons uniquement les renseignements dont nous avons besoin aux fins précisés au moment de la collecte.

Principe 3 : Consentement

Nous devons obtenir de la personne concernée son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels, sous réserve de certaines exceptions prévues par la Loi.

Nous obtenons le consentement à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels au moment de leur collecte. Parfois, le consentement est obtenu après la collecte des renseignements, mais avant leur utilisation (ex.: lorsque nous désirons utiliser des renseignements à des fins qui n’ont pas été précisées à l’origine). Le consentement peut également être obtenu par écrit, verbalement, par voie électronique ou par l’entremise d’un représentant ou d’un employé.

Nous pouvons solliciter le consentement de diverses façons, selon les circonstances et la nature des renseignements à recueillir. Nous sollicitons le plus souvent un consentement exprès si la confidentialité des renseignements personnels ne fait aucun doute (ex. : les renseignements d’ordre médical ou portant sur le revenu).

Parfois, le consentement peut être obtenu auprès d’un représentant autorisé, par exemple un tuteur légal ou une personne disposant d’une procuration.

Un consentement peut être implicitement accordé dans les cas où les renseignements sont peu confidentiels et que le consentement à leur collecte, utilisation ou communication peut raisonnablement être sous-entendu.

Dans certains cas restreints, des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués à l’insu de la personne ou sans son consentement. Par exemple, pour des raisons juridiques, médicales ou sécuritaires qui peuvent rendre impossible ou impraticable l’obtention du consentement. Lorsque des renseignements sont recueillis dans le cadre d’une enquête sur une violation éventuelle de contrat, à des fins de prévention ou de détection de fraudes ou de répression criminelle, la sollicitation du consentement peut aller à l’encontre de l’objectif visé par la collecte des renseignements. De même, il peut être impossible ou inapproprié de solliciter le consentement d’une personne d’âge mineur, gravement malade ou inapte.

Une personne peut retirer sont consentement en tout temps, sous réserve de certaines restrictions juridiques ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Toutefois, nous expliquons à la personne les conséquences que risque d’avoir le retrait de son consentement, par exemple, la cessation de ses avantages ou l’incapacité de traiter ses demandes de règlement.

Principe 4 : Limitation de la collecte

Nous recueillons les renseignements personnels avec discernement. La nature des renseignements recueillis se limite à ceux jugés raisonnablement nécessaires aux fins précisées.

Les renseignements sont recueillis conformément à notre obligation de préciser l’usage prévu des renseignements et d’obtenir le consentement de la personne à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels.

Principe 5 : Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements

Nous utilisons ou communiquons les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils sont recueillis, sauf dans les cas prévus par la Loi ou avec le consentement de la personne concernée. Les renseignements personnels sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire aux fins précisées.

Les renseignements personnels utilisés dans le but de rendre une décision concernant une personne sont conservés suffisamment longtemps pour qu’elle puisse y avoir accès après que la décision a été rendue.

Principe 6 : Exactitude

Les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont destinés.

L’utilisation des renseignements détermine l’étendue de la mise à jour des renseignements personnels, tout en tenant compte des intérêts de la personne. Les renseignements sont suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum les risques qu’une décision se rapportant à une personne soit fondée sur des renseignements inappropriés.

Nous mettons régulièrement à jour les renseignements personnels, dans la mesure qu’ils soient nécessaires pour la gestion et le service applicable au dossier. à moins que ne l’exigent les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Principe 7 : Mesures de sécurité

Les renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité appropriées à leur degré de confidentialité.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés. Par ailleurs, la sauvegarde externe des données est entièrement cryptée.

Les mesures de protection comprennent notamment des mesures de sécurité matérielle, organisationnelle et technologique destinées à restreindre l’accès aux renseignements aux seules personnes autorisées, à assurer l’intégrité des renseignements et à les protéger contre l’utilisation et la communication non autorisées.

Les méthodes de protection englobent également les mesures visant à s’assurer que tous les tiers avec qui nous signons des ententes et qui peuvent être appelés à manipuler les renseignements personnels disposent de mesures de sécurité comparables.

Principe 8 : Transparence

En processus d’évaluation.

Principe 9 : Accès aux renseignements personnels

Après avoir reçu une demande écrite d’accès d’un client, nous y répondons, au plus tard, trente (30) jours suivant sa réception.

Sur demande, nous indiquons à la personne si des renseignements personnels sont détenus ou non à son sujet. Nous permettrons à la personne d’accéder aux renseignements et nous lui fournirons une description des usages auxquels ils sont réservés, y compris la communication à des tiers (le cas échéant).

Toute personne a la possibilité de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels la concernant et d’y faire apporter les corrections appropriées.

Si nous recevons une demande de rectification, nous y répondons, au plus tard, trente (30) jours suivant sa réception.

Principe 10 : Possibilité de porter plainte

Une personne peut porter plainte pour cause du non-respect des principes énoncés ci-dessus auprès de la personne suivante :

Isabelle Paradis
Courtage Conseil Birar inc.
7900 Taschereau bur 201-E
Brossard QC J4X 2C2

Nous ferons connaître à la personne qui présente une demande de renseignements ou qui dépose une plainte le processus de traitement des plaintes.

NOS PROCÉDURES

Nous nous engageons à assurer la protection des renseignements personnels détenus par des mesures appropriées notamment contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée.

Les mesures de protection que nous utilisons s’appliquent, et ce, peu importe la forme de support utilisé : papier, informatique ou autre.

Nous utilisons des mesures de sécurité adéquates pour assurer la protection qui s’impose :

  • L’usage d’un système d’alarme ;
  • La restriction de l’accès à nos bureaux ;
  • Le verrouillage des classeurs et de certains bureaux. Par exemple, nos représentants et nos employés rangent les documents confidentiels dans leurs classeurs, lorsqu’ils terminent leur journée de travail.

De plus, l’accès à notre système informatique est sécurisé à deux niveaux :

  • L’accès au réseau informatique nécessite la détention d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe ;
  • L’accès au logiciel de données, de la firme Kronos, requiert également un nom d’utilisateur ainsi qu’un mot de passe ;
  • Seuls nos représentants et nos employés peuvent avoir accès au réseau informatique.

Nous appliquons également des mesures administratives telles que :

  • Accès aux renseignements personnels aux seules personnes qui en ont l’autorisation ;
  • La communication et la formation concernant cette politique à nos employés et aux représentants rattachés ;
  • L’affichage de la politique de confidentialité sur notre site Internet (le cas échéant) ;
  • la conscientisation des employés à l’importance de la sécurité et de la confidentialité des renseignements personnels.
  • Signature obligatoire de notre Entente de confidentialité

Destruction des papiers confidentiels :

  • Chaque représentant et chaque employé a la responsabilité de jeter ses documents confidentiels dans les bacs, de la firme Shred-it, prévu à cet effet. Les bacs sont verrouillés.
  • Nous mettons en œuvre une procédure très stricte concernant la destruction des documents confidentiels.

NOS PROCÉDURES

Nous nous engageons à assurer la protection des renseignements personnels détenus par des mesures appropriées notamment contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée.

Les mesures de protection que nous utilisons s’appliquent, et ce, peu importe la forme de support utilisé : papier, informatique ou autre.

Nous utilisons des mesures de sécurité adéquates pour assurer la protection qui s’impose :

  • L’usage d’un système d’alarme ;
  • La restriction de l’accès à nos bureaux ;
  • Le verrouillage des classeurs et de certains bureaux. Par exemple, nos représentants et nos employés rangent les documents confidentiels dans leurs classeurs, lorsqu’ils terminent leur journée de travail.

De plus, l’accès à notre système informatique est sécurisé à deux niveaux :

  • L’accès au réseau informatique nécessite la détention d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe ;
  • L’accès au logiciel de données, de la firme Kronos, requiert également un nom d’utilisateur ainsi qu’un mot de passe ;
  • Seuls nos représentants et nos employés peuvent avoir accès au réseau informatique.

Nous appliquons également des mesures administratives telles que :

  • Accès aux renseignements personnels aux seules personnes qui en ont l’autorisation ;
  • La communication et la formation concernant cette politique à nos employés et aux représentants rattachés ;
  • L’affichage de la politique de confidentialité sur notre site Internet (le cas échéant) ;
  • la conscientisation des employés à l’importance de la sécurité et de la confidentialité des renseignements personnels.
  • Signature obligatoire de notre Entente de confidentialité

Destruction des papiers confidentiels :

  • Chaque représentant et chaque employé a la responsabilité de jeter ses documents confidentiels dans les bacs, de la firme Shred-it, prévu à cet effet. Les bacs sont verrouillés.
  • Nous mettons en œuvre une procédure très stricte concernant la destruction des documents confidentiels.

NOS PROCÉDURES

Nous nous engageons à assurer la protection des renseignements personnels détenus par des mesures appropriées notamment contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée.

Les mesures de protection que nous utilisons s’appliquent, et ce, peu importe la forme de support utilisé : papier, informatique ou autre.

Nous utilisons des mesures de sécurité adéquates pour assurer la protection qui s’impose :

  • L’usage d’un système d’alarme ;
  • La restriction de l’accès à nos bureaux ;
  • Le verrouillage des classeurs et de certains bureaux. Par exemple, nos représentants et nos employés rangent les documents confidentiels dans leurs classeurs, lorsqu’ils terminent leur journée de travail.

De plus, l’accès à notre système informatique est sécurisé à deux niveaux :

  • L’accès au réseau informatique nécessite la détention d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe ;
  • L’accès au logiciel de données, de la firme Kronos, requiert également un nom d’utilisateur ainsi qu’un mot de passe ;
  • Seuls nos représentants et nos employés peuvent avoir accès au réseau informatique.

Nous appliquons également des mesures administratives telles que :

  • Accès aux renseignements personnels aux seules personnes qui en ont l’autorisation ;
  • La communication et la formation concernant cette politique à nos employés et aux représentants rattachés ;
  • L’affichage de la politique de confidentialité sur notre site Internet (le cas échéant) ;
  • la conscientisation des employés à l’importance de la sécurité et de la confidentialité des renseignements personnels.
  • Signature obligatoire de notre Entente de confidentialité

Destruction des papiers confidentiels :

  • Chaque représentant et chaque employé a la responsabilité de jeter ses documents confidentiels dans les bacs, de la firme Shred-it, prévu à cet effet. Les bacs sont verrouillés.
  • Nous mettons en œuvre une procédure très stricte concernant la destruction des documents confidentiels.